La gestión de la información académica en la Universidad de Buenos Aires

Las dimensiones de los sistemas de información

Resumen

Desde las transformaciones durante la década del ’90 en el sistema universitario, y con un énfasis significativo en los últimos años, la información en las universidades se ha instalado como un componente de significativa importancia, tanto para la gestión institucional como para la respuesta a otros requerimientos, internos de la propia institución y externos a la institución.

En el caso argentino específicamente, la necesidad de mejorar la producción de información en el sistema de educación superior se instala con fuerza en el marco del PRES (Programa de Reforma de la Educación Superior), cuyos objetivos, a grandes rasgos, fueron la modificación del marco jurídico regulatorio del sistema universitario, el establecimiento de mecanismos de aseguramiento de la calidad, la creación de mecanismos de incentivos, y el mejoramiento general de la eficiencia, calidad y pertinencia de la educación superior.

La revisión de la información disponible para el diagnóstico del sistema de educación superior develó la necesidad de mejorar la cantidad y calidad de información producida sobre el sistema universitario. En este sentido es que se crea el SIU -Sistema de Información Universitaria- en el marco del PRES.

El objetivo del SIU -en términos generales- fue la creación de bases estadísticas con información académica, financiera y de recursos humanos, provenientes de las universidades y procesadas en la Secretaría de Políticas Universitarias. Paulatinamente, se desarrollaron en el marco del SIU sistemas de información de apoyo a las diferentes áreas de gestión de las universidades - gestión académica, gestión financiera, gestión de recursos humanos, etc.-, sistematizando el registro de la información a fin de poner a disposición fuentes confiables de datos para la producción sistemática de información, en respuesta tanto a los requerimientos internos como externos.

La adopción de dichos sistemas de información no fue sistemática y homogénea en el sistema universitario argentino, en parte debido a particularidades del mismo -como ser la significativa heterogeneidad interinstitucional- y en parte debido a otros factores, entre los cuales pueden mencionarse las restricciones financieras y los cambiantes marcos políticos al interior de las instituciones universitarias y en la relación entre las universidades y el Estado. No obstante esto, paulatinamente la adopción de estos sistemas de información, desarrollados en conjunto por las Universidades, el SIU y demás organismos involucrados, ha ido en aumento, siendo hoy los sistemas de información mayormente adoptados por las universidades de gestión pública.   

La gestión de la información al interior de las universidades adquirió una importancia significativa. Por una parte, el desarrollo y posterior establecimiento de mecanismos de evaluación y acreditación mostró la necesidad de producir información de manera sistemática, mejorando la calidad y cantidad de información disponible. Sintéticamente, la información requerida para estos procesos puede ser producida mediante más de un mecanismo, pero simplificando una clasificación de mecanismos de producción de información, puede ser producida mediante el desarrollo de dispositivos ad-hoc específicamente destinados al relevamiento puntual de la información necesaria, o puede ser un producto del registro sistemático en sistemas de información que acompañan las diferentes dimensiones de gestión de la universidad. Por otra parte, otros mecanismos, como ser los mecanismos de asignación presupuestaria, fueron paulatinamente complejizándose e incorporando variables de información provenientes de diferentes fuentes. Asimismo, la disponibilidad de información se transformó en una herramienta de gestión, en vinculación con la incorporación de la planificación como elemento de la gestión universitaria.

Sin embargo, la adopción e implementación de sistemas de información al interior de las universidades no resultó -ni resulta en la actualidad- un mecanismo simple. En primer lugar, la implementación de un sistema de información pone en juego numerosos componentes de las instituciones: la infraestructura tecnológica, el análisis de los procedimientos administrativos, la lógicas de registro de la información, los recursos humanos, las necesidades administrativas y académicas, tensiones entre las áreas involucradas, etc. En segundo lugar, el desarrollo, la implementación, y el propio uso de los sistemas de información responde a un complejo entramado de lógicas y racionalidades: una racionalidad técnica, una racionalidad administrativa, una racionalidad académica, y una racionalidad política. En tercer lugar, la implementación de un sistema de información no garantiza per se la producción de información en respuesta a las demandas de la misma, y si bien la calidad de la información ha mejorado significativamente, aún sigue constituyendo una problemática tanto en la dimensión institucional como a nivel del sistema universitario.

El caso de la Universidad de Buenos Aires reviste un caso específico de análisis en lo que refiere a la gestión de la información. La escala de la institución, la dispersión institucional, y algunas características particulares de su modo interno de funcionamiento conllevan la necesidad de contemplar estas características en el análisis de la gestión y producción de información al interior de la misma. Además de ser la universidad más grande del país, contando con 13 facultades, un Ciclo Básico Común, aproximadamente 300.000 estudiantes, más de 30.000 cargos docentes, aproximadamente 15.000 cargos no docentes, más de 120 títulos de pregrado y grado y más de 400 títulos de posgrado, es una universidad con una significativa heterogeneidad interna y diferentes lógicas y racionalidades de funcionamiento al interior de cada una de las unidades académicas y dependencias.

En el presente trabajo, se describirán y analizarán algunos de los sistemas de información y gestión de la Universidad de Buenos Aires, con especial énfasis en el análisis de los mismos bajo las características y particularidades institucionales mencionadas anteriormente.